Die Herausforderung vieler Inhaber*innen mit 10-50 Mitarbeiter*innen

Kennst du das Gefühl, dass du immer wieder dieselben Probleme lösen musst, immer wieder dieselben Fragen in deinem Postfach landen und dein Team nicht wirklich eigenständig funktioniert? Chaos, Doppelarbeit und Konflikte gehören zum Alltag vieler Unternehmer*innen – und das, obwohl du ein engagiertes Team hast. 

Aber die Wahrheit ist: Es reicht nicht, motivierte Leute zu haben. Ohne klare Verantwortlichkeiten weiß niemand, was genau zu tun ist – und ohne eine Strategie weiß niemand, wohin die Reise gehen soll.

Das ist der Punkt, an dem viele scheitern. Sie versuchen, das Chaos zu managen, anstatt die Ursache zu lösen. 

Und hier kommt meine provokante Frage an dich: Woher willst du wissen, welche Rollen du in deinem Unternehmen brauchst, wenn du nicht weißt, wo dein Unternehmen hin soll?

Die Lösung ist klar: Der Schlüssel zu einem Unternehmen, das langfristig funktioniert – und zwar ohne dich – liegt in klaren Rollenbeschreibungen, die auf einer langfristigen Strategie basieren.

Tätigkeitsbeschreibung vs. Rollenbeschreibung: Der entscheidende Unterschied

Vielleicht hast du schon mal von Tätigkeitsbeschreibungen, Stellenbeschreibungen oder Jobbeschreibungen gehört oder hast sogar welche in deinem Unternehmen.

Tätigkeitsbeschreibungen, 

sind in der Theorie weit verbreitet, aber sie lösen das Problem nicht wirklich.

Warum? Weil sie den Fokus auf kurzfristige, operative Aufgaben legen. Sie beschreiben, was gemacht werden soll, aber nicht, warum es gemacht wird oder wie diese Tätigkeiten zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen. Sie sind oft starr, unflexibel und völlig losgelöst von der Vision und der Strategie deines Unternehmens.

Rollenbeschreibungen,

gehen einen Schritt weiter. Sie schauen nicht auf einzelne Aufgaben, sondern auf Verantwortungsbereiche und langfristige Ziele. Sie sind flexibel und können sich anpassen, weil sie mit der Strategie deines Unternehmens verknüpft sind.

Eine Rollenbeschreibung beantwortet nicht nur die Frage „Was muss gemacht werden?“, sondern auch „Warum gibt es diese Rolle überhaupt?“ und „Wie trägt diese Rolle zur Strategie bei?“

Rollenbeschreibungen sind kein Selbstzweck. Sie sind ein Werkzeug, um die strategischen Ziele deines Unternehmens in die Praxis umzusetzen.

Weil diese Unterscheidung so oft missverstanden wird uns so wichtig für dich als Helopreneur*in ist gehen wir weiter ins Detail.

Unterschied zwischen Tätigkeitsbeschreibungen und Rollenbeschreibungen im Detail

Tätigkeitsbeschreibungen und Rollenbeschreibungen unterscheiden sich grundlegend in ihrem Ansatz, ihrer Flexibilität und ihrem Fokus.

Wie gesagt, während Tätigkeitsbeschreibungen oft starr und auf konkrete Aufgaben ausgerichtet sind, bieten Rollenbeschreibungen einen dynamischeren und zukunftsorientierten Ansatz, der auf Verantwortungsbereiche zur Umsetzung deiner Strategie und Zielerreichung abzielt.

Im Folgenden wird der Unterschied klar herausgearbeitet:

Fokus: Aufgaben vs. Verantwortungsbereiche

• Tätigkeitsbeschreibung:
  Eine Tätigkeitsbeschreibung konzentriert sich auf die konkreten Aufgaben, die eine Person in einer bestimmten Position ausführt. Sie beschreibt detailliert, was zu tun ist, oft in Form einer Liste von Tätigkeiten.
  Beispiel: „Erstellen von Berichten“, „Bearbeiten von Kundenanfragen“, „Durchführen von Meetings“.
• Rollenbeschreibung:
  Eine Rollenbeschreibung hingegen definiert Verantwortungsbereiche und den Zweck der Rolle. Sie beschreibt nicht nur, was zu tun ist, sondern auch warum es getan wird und welche Ergebnisse erwartet werden.
  Beispiel: „Sicherstellung einer reibungslosen Kommunikation mit Kunden“, „Verantwortung für die Qualitätssicherung im Projekt“.

Kernunterschied:

Tätigkeitsbeschreibungen sind auf operative Aufgaben fokussiert, während Rollenbeschreibungen strategischer sind und den übergeordneten Zweck sowie die Verantwortung betonen.

Flexibilität: Starr vs. Dynamisch

• Tätigkeitsbeschreibung:
  Tätigkeitsbeschreibungen sind oft starr und an eine spezifische Position oder Stelle gebunden. Sie ändern sich selten und passen sich nur schwer an neue Anforderungen oder Veränderungen in der Arbeitswelt an.
  Beispiel: Eine Tätigkeitsbeschreibung für einen „Buchhalter“ bleibt über Jahre hinweg gleich, auch wenn sich die Arbeitsprozesse durch Digitalisierung verändern.
• Rollenbeschreibung:
  Rollenbeschreibungen sind flexibel und können dynamisch an die sich ändernden Anforderungen der Organisation angepasst werden. Rollen sind nicht an eine Person oder Position gebunden, sondern können je nach Bedarf neu verteilt oder erweitert werden.
  Beispiel: Eine Rolle „Finanzmanager“ könnte neben Buchhaltung auch die Verantwortung für digitale Finanztools übernehmen, wenn dies für die Organisation relevant wird.

Kernunterschied:

Tätigkeitsbeschreibungen sind statisch und positionsgebunden, während Rollenbeschreibungen flexibel und anpassungsfähig sind, um den Anforderungen einer sich wandelnden Arbeitswelt gerecht zu werden.

Ziel: Kontrolle vs. Selbstverantwortung

• Tätigkeitsbeschreibung:
  Tätigkeitsbeschreibungen dienen oft der Kontrolle und der Eingruppierung von Mitarbeitenden. Sie sind ein Instrument, um Aufgaben klar zuzuweisen und die Leistung anhand der Erfüllung dieser Aufgaben zu bewerten.
  Beispiel: „Erledigung von 10 Kundenanfragen pro Tag“ als messbare Vorgabe.
• Rollenbeschreibung:
  Rollenbeschreibungen fördern Selbstverantwortung und Autonomie. Sie geben den Mitarbeitenden die Freiheit, innerhalb ihres Verantwortungsbereichs eigenständig Entscheidungen zu treffen und kreative Lösungen zu finden.
  Beispiel: „Verantwortung für die Kundenzufriedenheit“ gibt dem Mitarbeitenden die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, wie er dieses Ziel erreicht.

Kernunterschied:

Tätigkeitsbeschreibungen sind auf Kontrolle und Vorgaben ausgerichtet, während Rollenbeschreibungen auf Eigenverantwortung und Zielerreichung abzielen.

Perspektive: Vergangenheit vs. Zukunft

• Tätigkeitsbeschreibung:
  Tätigkeitsbeschreibungen basieren oft auf traditionellen Arbeitsmodellen und sind darauf ausgelegt, bestehende Prozesse zu dokumentieren und zu standardisieren. Sie sind rückwärtsgewandt und wenig innovativ.
  Beispiel: „Erledigung von Verwaltungsaufgaben nach festgelegtem Schema.“
• Rollenbeschreibung:
  Rollenbeschreibungen sind zukunftsorientiert und darauf ausgelegt, Mitarbeitende in einer sich wandelnden Arbeitswelt zu unterstützen. Sie fördern Agilität und Anpassungsfähigkeit, indem sie den Fokus auf den Zweck und die Ergebnisse legen.
  Beispiel: „Verantwortung für die Optimierung von Verwaltungsprozessen“ ermöglicht es, neue Technologien oder Methoden einzuführen.

Kernunterschied:

Tätigkeitsbeschreibungen sind vergangenheitsorientiert und standardisiert, während Rollenbeschreibungen zukunftsorientiert und innovativ sind.

Nutzen für die Organisation

• Tätigkeitsbeschreibung:
  Tätigkeitsbeschreibungen sind hilfreich, um klare Vorgaben zu machen und Prozesse zu standardisieren. Sie eignen sich besonders für Organisationen mit stark hierarchischen Strukturen und wenig Veränderungsbedarf.
  Nachteil: Sie können die Flexibilität und Eigenverantwortung der Mitarbeitenden einschränken und sind oft nicht mehr zeitgemäß.
• Rollenbeschreibung:
  Rollenbeschreibungen fördern Agilität, Eigenverantwortung und Flexibilität. Sie ermöglichen es Organisationen, sich schnell an neue Herausforderungen anzupassen und Mitarbeitende stärker einzubinden.
  Vorteil: Rollenbeschreibungen sind besonders geeignet für moderne, dynamische Organisationen, in denen Selbstorganisation und Partizipation eine wichtige Rolle spielen.

Der Unterschied auf den Punkt gebracht

Der Wechsel von Tätigkeitsbeschreibungen zu Rollenbeschreibungen ist ein entscheidender Schritt für Organisationen, die weitgehend unabhängig vom Inhaber arbeiten können.

Rollenbeschreibungen fördern nicht nur die Eigenverantwortung und Autonomie der Mitarbeitenden, sondern ermöglichen es auch dem Inhaber, sich aus dem Tagesgeschäft zurückzuziehen und die Organisation auf eine nachhaltige Basis zu stellen.

Warum Strategie die Basis für langfristige Rollenbeschreibungen ist

Du kannst keine klaren Rollen definieren, wenn du nicht weißt, wohin dein Unternehmen gehen soll.

Deine Strategie ist die Grundlage für alles. Sie gibt die Richtung vor und hilft dir zu verstehen, welche Rollen und Verantwortungsbereiche notwendig sind, um deine Ziele zu erreichen.

Stell dir vor, du willst dein Unternehmen auf digitale Vertriebskanäle ausrichten. Ohne eine Strategie weißt du nicht, dass du Rollen wie „E-Commerce-Manager“ oder „Digital Marketing Spezialist“ brauchst.

Oder denk an einen Handwerksbetrieb, der sich auf Qualität und Kundenzufriedenheit konzentrieren will. Hier brauchst du vielleicht Rollen wie „Qualitätsmanagerin“ oder „Leiterin Kundenbetreuung“.

Deine Strategie definiert die Richtung. Rollenbeschreibungen übersetzen diese Richtung in klare Verantwortlichkeiten. Sie machen deine Strategie greifbar und umsetzbar.

Der Nutzen von langfristig orientierten Rollenbeschreibungen

Klar definierte Rollen, die auf einer langfristigen Strategie basieren, bieten enorme Vorteile – für dein Team und für dich als Unternehmer*in.

Für dein Team:

Rollenbeschreibungen geben deinen Mitarbeitenden Klarheit. Sie wissen genau, wofür sie verantwortlich sind und wie ihr Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele aussieht.

Das schafft Orientierung und gibt ihnen die Möglichkeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Gleichzeitig bieten Rollenbeschreibungen Entwicklungsmöglichkeiten, weil sie mit der Strategie mitwachsen können. Dein Team gewinnt an Eigenverantwortung und Perspektiven.

Für dich als Inhaber*in:

Rollenbeschreibungen schaffen Struktur. Sie zeigen dir, welche Aufgaben und Verantwortungen notwendig sind, um deine Strategie zu verfolgen.

Das ermöglicht dir, Verantwortung gezielt zu delegieren und dich aus dem operativen Geschäft zurückzuziehen.

Langfristig machen Rollenbeschreibungen dein Betriebssystem im Unternehmen robuster und skalierbarer. Du gewinnst die Freiheit, am Unternehmen zu arbeiten, statt im Unternehmen zu stecken.

Wie du langfristige Rollenbeschreibungen auf Basis deiner Strategie erstellst

1. Strategie definieren – Wo willst du hin?
   Alles beginnt mit deiner Strategie. Willst du wachsen? Neue Märkte erschließen? Dich stärker auf Qualität oder Nachhaltigkeit konzentrieren? Deine Strategie gibt die Richtung vor. Ohne sie ist alles andere nur ein Ratespiel.
2. Rollen ableiten – Welche Verantwortungen und Kompetenzen brauchst du?
   Überlege, welche Verantwortungsbereiche notwendig sind, um deine Strategie umzusetzen. Für eine Wachstumsstrategie könntest du Rollen wie „Vertriebsleiterin“ oder „Projektmanagerin“ brauchen.
3. Rollenbeschreibung erstellen – Zweck, Verantwortungsbereiche und Entscheidungsbefugnisse definieren
   Eine gute Rollenbeschreibung besteht aus drei Elementen: dem Zweck der Rolle, den Verantwortungsbereichen und den Entscheidungsbefugnissen. Der Zweck beschreibt, warum die Rolle existiert und wie sie zur Strategie beiträgt. Die Verantwortungsbereiche legen fest, welche Aufgaben und Ziele die Rolle umfasst. Die Entscheidungsbefugnisse geben Klarheit darüber, welche Entscheidungen eigenständig getroffen werden können.
4. Regelmäßig evaluieren – Stimmen die Rollen noch mit der aktuellen Strategie überein?
   Strategien verändern sich, und damit müssen sich auch Rollen anpassen. Schaffe neue Rollen, wenn sich die Anforderungen ändern. Beispiel: Ein neuer Fokus auf Nachhaltigkeit könnte eine Rolle wie „Head of Sustainability“ erfordern.
5. Die richtigen Personen für die Rollen finden – nicht umgekehrt
   Definiere zuerst die Rollen und finde dann die passenden Mitarbeitenden. Zu oft werden Rollen um Personen herumgebaut. Das führt zu Unklarheiten und Ineffizienz.
   
   Beachte (!!): Eine Person kann mehrere Rollen bekleiden. Kein Problem. Was aber nicht geht und du unbedingt vermeiden musst ist, zwei Personen einer Rolle zuzuordnen. Du weißt ja, wenn zwei Personen für das selbe verantwortlich sind, verlässt sich jeder auf den anderen und keiner tut etwas.

Praktisches Beispiel: Wie Strategie und Rollenbeschreibungen zusammenwirken

Ein Handwerksbetrieb möchte sich auf Nachhaltigkeit spezialisieren. Die Strategie: nachhaltige Materialien und Prozesse. Daraus ergeben sich Rollen wie „Nachhaltigkeitsmanagerin“ und „Projektmanagerin für Lieferketten“.

Ein wachsendes E-Commerce-Unternehmen will die Markenbekanntheit steigern. Die Strategie: mehr digitale Sichtbarkeit und stärkere Kundenbindung. Dafür braucht es Rollen wie „Content-Marketing-Managerin“ oder „Social-Media-Managerin“.

Die Schlüsselidee: Rollenbeschreibungen machen die Strategie greifbar und umsetzbar.

Klarheit und Freiheit durch Strategie und Rollenbeschreibungen

Rollenbeschreibungen und Strategie sind die Grundlage für ein Unternehmen, das langfristig funktioniert – und zwar ohne dich.

Sie schaffen Klarheit, fördern Eigenverantwortung und machen dein Unternehmen handlungsfähig.

Starte jetzt! Definiere deine Strategie und erstelle die Rollenbeschreibungen, die dein Unternehmen auf Kurs bringen.

Wir zeigen dir, wie du Klarheit schaffst und Freiheit gewinnst. Komm zu einer unserer Veranstaltungen oder kontaktiere uns für ein unverbindliches Erstgespräch – und bring dich und dein Unternehmen ins nächste Level!